งานในองค์การไม่ว่าจะเป็นองค์การขนาดเล็ก
ขนาดกลาง หรือขนาดใหญ่ ต่างก็ต้องมีข้อมูลของการทำงาน
หรือข้อมูลทางธุรกิจในลักษณะต่าง ๆ ซึ่งข้อมูลเหล่านั้นอาจมีทั้งข้อมูลพนักงาน ข้อมูลลูกค้า
ข้อมูลที่เป็นความลับทางธุรกิจ เป็นต้น นอกจากนั้นข้อมูลขององค์การดังกล่าวยังอาจมีความสำคัญมากน้อยต่างกัน
มีผู้ใช้ข้อมูลเฉพาะกลุ่ม หรือทุกกลุ่มได้ตามความจำเป็นและตามลำดับชั้นความลับ
สิ่งสำคัญคือ
ข้อมูลขององค์การหนึ่งย่อมมีความเกี่ยวข้องกันและควรที่จะนำมารวมไว้ใน “ฐานข้อมูล” (Database)
ความหมาย ฐานข้อมูลอาจถือได้ว่าเป็นตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิคส์ชนิดหนึ่ง
เช่น เป็นที่รวมหรือเป็นที่บรรจุแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ชุดหนึ่ง
เป็นต้น
ฐานข้อมูลเป็นชุดของข้อมูลที่คงทน (Persistent Data) ซึ่งถูกเรียกใช้โดยระบบโปรแกรมของกิจการใดกิจการหนึ่ง ข้อมูลจะคงทนอยู่ในฐานข้อมูลเพราะเมื่อระบบจัดการฐานข้อมูลรับข้อมูลนั้นเข้าสู่ฐานข้อมูลแล้ว
ใครจะขจัดหรือเอาข้อมูลออกไปจากฐานข้อมูลได้ต้องมีการร้องขอต่อระบบจัดการฐานข้อมูลเท่านั้น
ตัวอย่างข้อมูลที่คงทนในฐานข้อมูล เช่น
กิจการ ข้อมูลคงทน
บริษัทผู้ผลิตสินค้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์
ธนาคาร ข้อมูลบัญชี
โรงพยาบาล ข้อมูลผู้ป่วย
มหาวิทยาลับ ข้อมูลนักศึกษา
หน่วยราชการ ข้อมูลการวางแผน
นิยามและคำศัพท์พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล
บิท (Bit) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด
ไบท์ (Byte) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่กิดจากการนำบิทมารวมกันเป็นตัวอักขระ (Character)
เขตข้อมูล (Field) หมายถึง
หน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไปมารวมกันแล้วได้ความหมายของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง
เช่น ชื่อ ที่อยู่ เป็นต้น
ระเบียน (Record) หมายถึง
หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนเอาเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตข้อมูลมารวมกัน เพื่อเกิดเป็นข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
เช่น ข้อมูลของนักศึกษา 1 ระเบียน (1 คน)
จะประกอบด้วย
รหัสประจำตัวนักศึกษา 1 เขตข้อมูล
ชื่อนักศึกษา 1 เขตข้อมูล
ที่อยู่ 1 เขตข้อมูล
แฟ้มข้อมูล (File) หมายถึงหน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลาย
ๆ ระเบียนที่เป็นเรื่องเดียวกันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา แฟ้มข้อมูลลูกค้า
แฟ้มข้อมูลพนักงาน
ส่วนในระบบฐานข้อมูล
มีคำศัพท์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องดังนี้
เอนทิตี้ (Entity) หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ได้แก่ คน
สถานที่ สิ่งของ การกระทำ ซึ่งต้องการจัดก็บข้อมูล
ไว้ เช่น เอนทิตี้ลูกค้า เอนทิตี้พนักงาน
- เอนทิตี้ชนิดอ่อนแอ (Weak
Entity) เป็นเอนทิตี้ที่ไม่มีความหมาย
หากขาดเอนทิตี้อื่นในฐานข้อมูล
แอททริบิวต์(Attribute) หมายถึง
รายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ เช่น
เอนทิตี้นักศึกษา ประกอบด้วย -
แอทริบิวต์รหัสนักศึกษา
- แอททริบิวต์ชื่อนักศึกษา
- แอททริบิวต์ที่อยู่นักศึกษา
ความสัมพันธ์ (Relationships) หมายถึง
ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ เช่น
ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้นักศึกษาและเอนทิตี้คณะวิชา เป็นลักษณะว่า
นักศึกษาแต่ละคนเรียนอยู่คณะวิชาใดคณะวิชาหนึ่ง
ในการแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้
เราจะใช้หัวลูกศรเพื่อแสดงความสัมพันธ์ ดังตัวอย่างในรูปต่อไปนี้
รูปที่ 1.1 คณะวิชา ß ----------à à นักศึกษา (คณะวิชามีความสัมพันธ์กับนักศึกษา)
ในการระบุความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้
จะกำหนดโดยใช้หัวลูกศร
และหากพิจารณาความสัมพันธ์จากเอนทิตี้นักศึกษาไปยังเอนทิตี้คณะวิชา
อาจจะกำหนดความสัมพันธ์ได้ดังนี้
รูปที่ 1.2 คณะวิชา ----------------à นักศึกษา (นักศึกษาสังกัดอยู่คณะวิชา)
และหากพิจารณาความสัมพันธ์จากเอนทิตี้คณะวิชาไปยังเอนทิตี้นักศึกษา
อาจกำหนดความสัมพันธ์ได้ดังนี้
รูปที่ 1.3 คณะวิชา --------------à à นักศึกษา (คณะวิชาประกอบด้วยนักศึกษา)
จากรูปที่ 1.2 จะเห็นได้ว่า นักศึกษา 1 คนจะสามารถสังกัดอยู่ได้เพียง
1 คณะวิชา แต่จากรูปที่ 1.3 จะเห็นได้ว่า
1 คณะวิชาสามารถประกอบด้วยนักศึกษาหลาย ๆ คน
ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้
แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง
(One-to-one Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่งที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง
ในลักษณะหนึ่งต่อหนึ่ง (1 : 1)
2. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (One-to-many
Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่ง
ที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลหลาย ๆ ข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะ (1:m)
ตัวอย่างเช่น
3. ความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม
(Many-to-many Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลสองเอนทิตี้ในลักษณะกลุ่มต่อกลุ่ม
(m:n)
เอนทิตี้ใบสั่งซื้อแต่ละใบจะสามารถสั่งสินค้าได้มากกว่าหนึ่งชนิด
ความสัมพันธ์ของข้อมูลจากเอนทิตี้ใบสั่งซื้อไปยังเอนทิตี้สินค้า
จึงเป็นแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:m) ในขณะที่สินค้าแต่ละชนิด
จะถูกสั่งอยู่ในใบสั่งซื้อหลายใบ ความสัมพันธ์ของข้อมูลจากเอนทิตี้สินค้าไปยังอินทิตี้ใบสั่งซื้อ
จึงเป็นแบบหนึ่งต่อกลุ่ม (1:n) ดังนั้นความสัมพันธ์ของเอนทิตี้ทั้งสอง
จึงเป็นแบบกลุ่มต่อกลุ่ม (m:n)
จากคำศัพท์ต่าง ๆ
ที่เกี่ยวข้องกับระบบฐานข้อมูลที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น
จึงอาจให้นิยามของฐานข้อมูลในอีกลักษณะได้ว่า “ฐานข้อมูล” อาจหมายถึง โครงสร้างสารสนเทศ
ที่ประกอบด้วยหลาย ๆ เอนทิตี้ที่มีความสัมพันธ์กัน
